7 Tipps für ein effizientes Arbeiten im Home Office

1. Raum für Arbeit schaffen

  • idealerweise sollte Home-Office in einem abgeschlossenem Bereich/eigenen  Raum/Raum mit Trennwand stattfinden
  • bei Sprach- und Video-Kommunikation sollte darauf geachtet werden, dass die Ausstattung keinen unerwünschten Hall erzeugt
  • achten Sie zudem auf eine ausreichende,  aber nicht zu grelle Beleuchtung
  • sorgen Sie zudem für Ordnung im Blickfeld der Kamera, falls sie Videokonferenzen abhalten

2. Ein gesundes Arbeitsumfeld

  • achten Sie wenn möglich auf einen ergonomisch gestalteten Arbeitsplatz (höhenverstellbarer Schreibtischstuhl, passender Schreibtisch etc.)
  • achten Sie zudem auf eine geeignete Beleuchtung, die richtige Platzierung des Bildschirms (nicht vor dem Fester, kein Fenster im Rücken, Blickrichtung von oben nach unten etc.)

3. Technische Ausstattung

Technische Anforderungen unterscheiden sich je nach Aufgabe und Tätigkeit des Nutzers

 

Laptop

Achten Sie gegebenenfalls auf ausreichende Rechenleistung, Speicherplatz und eine geräuscharme Kühlung bei Laptops und augenfreundliche Bildschirme mit hoher Auflösung.

 

Bildschirm

teilweise können mehrere Bildschirme sinnvoll sein, wenn Laptops mit sehr kleinem Display genutzt werden oder mehrere Programme parallel verwendet werden müssen

 

Tastatur & Maus

  • dämpfende Unterlagen können bei klappernden Tastaturen helfen
  • spezielle Auflagen für Hände und Unterarme helfen gegen Schmerzen im Arm und der Schulter, die sich durch häufiges Doppelklicken, kalte Unterlagen und falsche Haltung vor dem Computer entwickeln können

 

Internetverbindung & W-LAN

  • Schnell, sicher und stabil, mit mindestens 50 Mbit/s
  • Leistung und Sicherheit sind ebenso wichtig wie einfache Handhabung
Laptop mit Smartphone

Telefonanschluss

Mobilteil, Headset und Business-Funktionen wie Weiterleiten, Konferenzschaltung und Lauthören sind Standards

 

Drucker

mit geräuscharmen und ressourcenschonenden Multifunktionsgeräten für Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen arbeiten

 

Software

  • professionelle Office-Anwendungen sind für die meisten Tätigkeiten unverzichtbar
  • achten Sie weiterhin darauf, dass sich auf Ihrem Laptop auch spezielle Software befindet, die Sie für Ihre Arbeit benötigen und
  • wenden Sie sich gegebenenfalls an die IT-Abteilung Ihres Unternehmens

4. Elektronische Signaturen verwenden

  • Dokumente schnell und einfach unterzeichnen und versenden – auch von mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone aus
  • einfach handhabbare Lösung zum Signieren digitaler Dokumente (Anträge, Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Stellungnahmen, Gutachten, Verträge oder Policen)

5. Klare Regeln aufstellen

  • achten Sie darauf, trotz des Home-Offices Arbeitszeit und Erreichbarkeit verbindlich zu regeln
  • Pünktlichkeit sollte auch bei Online-Meetings selbstverständlich sein

6. Sicherheit & Datenschutz

  • die Vorschriften der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten im Home-Office genauso wie am Arbeitsplatz
  • wie im Unternehmen achten Sie darauf, dass Ihre Daten weiterhin nur verschlüsselt übertragen werden und
  • Virenschutz, Firewall und Mehrfach-Authentifikation auf dem neusten Stand sind
  • nehmen Sie sich Zeit für regelmäßige Updates und Patches des Betriebssystems und aller anderen Programme
  • nutzen Sie eine Kennwort-Authentifizierung gegen unbefugte Nutzung für alle Endgeräte
  • machen Sie regelmäßige, automatisierte Backups

7. Die Kommunikationszentrale

  • nutzen Sie, wenn möglich nur ein Kommunikationstool, das die Fokussierung auf die Zusammenarbeit in Teams und
  • Projekten unterstützt (bspw. MS Teams, Slack, etc.)
  • organisieren Sie Projekte so, dass Inhalte schnell gefunden werden können (bspw. durch die Nutzung eines Sharepoints und eine einheitliche Ordnerstruktur und Dokumentenablage)
  • nutzen Sie einen gemeinsamen Projektüberblick, auf den jedes Teammitglied Zugriff hat und organisieren Sie die Projektaufgaben bspw. anhand der Kanban-Methode und entsprechender digitaler Tools

ExtraTipp: Digitale Kommunikation

real Emojis

Werden explizite oder implizite Botschaften mit dem falschen Medium vom Sender zum Empfänger übertragen,

ist Fehlkommunikation vorprogrammiert.

  • Verbale Kanäle (Telefon, die eigene Stimme im Meeting, Videokonferenzen) eignen sich besser für implizite Botschaften, da Zwischentöne mittransportiert werden
  • Schriftliche Kanäle (E-Mail, Chat, Instant-Messaging) eigenen sich besser für explizite Botschaften, da die Interpretation allein dem Empfänger überlassen wird - Zwischentöne führen hier oft zu Missverständnissen